Coronavirus en de AVG … even opletten

De privacywet AVG legt bedrijven beperkingen op met betrekking tot informatie over werknemers en het coronavirus. Tegelijkertijd zijn bedrijven verantwoordelijk voor een gezonde werkomgeving. 

Wat mag wel en wat niet? We zetten het voor je op een rij. 
•    Registreren wie van je werknemers besmet is, mag niet. Je mag administreren dat iemand ziek is, maar niet wat hij of zij heeft. 
•    De werkgever mag andere medewerkers niet vertellen als iemand besmet is, tenzij de betrokken werknemer hiervoor toestemming geeft of dit zelf al heeft verteld. Het is wel zaak om hier zo open mogelijk over te zijn (dus met toestemming).
•    Je mag niet informeren naar het verloop van de ziekte. Wel mag je iemand vragen wanneer hij of zij denkt weer aan het werk te kunnen.
•    Een werkgever mag werknemers niet op koorts controleren.
•    Vragen over klachten als hoesten en koorts, zijn niet toegestaan. Dat mag alleen een (bedrijfs)arts doen. Je mag wel vragen of het al wat beter gaat.

Dus wat mag wel? 
•    Als iemand besmet is, mag je daar met hem of haar over spreken. Je mag het alleen niet administreren.
•    Je mag medewerkers vragen of ze op reis zijn geweest en waar. Op basis daarvan kun je voorzorgsmaatregelen nemen, zoals verplicht thuis laten werken.
•    Je kunt medewerkers voorlichten over de symptomen van het virus en over belangrijke voorzorgsmaatregelen, zoals geregeld handen wassen (gedurende 20 seconden).
•    In samenspraak met de bedrijfsarts kunnen extra spreekuren of controles worden ingesteld.
•    Communiceer zo open mogelijk met elkaar maar vraag toestemming aan betrokken medewerker. 

525.000 euro boete voor tennisbond 
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft tennisbond KNLTB een boete van 525.000 euro opgelegd vanwege schending van de privacyregels. De bond heeft namen en adressen van leden aan derden verkocht terwijl de leden hier niet expliciet toestemming voor hadden gegeven. 

Dit is in beginsel verboden. De KNLTB verweert zich met het argument dat de bond een gerechtvaardigd belang had bij verkoop van de gegevens. De AP is het daarmee niet eens en is overgegaan tot het opleggen van de boete. 

Met de speciale voor sportverenigingen gemaakte versie van het AVG-programma kunnen clubs ervoor zorgen aan de regelgeving te voldoen.  

Ruim 27.000 datalekken – je staat op de radar
In 2019 dienden ruim 27.800 mensen een klacht in bij de Autoriteit Persoonsgegevens vanwege een mogelijke privacyschending. Dat is bijna 79 procent meer dan in 2018.    

Als je een datalek hebt moet je dat binnen 72 uur verplicht melden. AP gaat dan onderzoek doen. In alle gevallen sta je daarna op de radar van AP. Voorkom een datalek door zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Gebeurt het onverhoopt toch? Neem dan de juiste stappen. In het AVG-programma is een gratis inbegrepen datalekprotocol opgenomen. Via de homepage van de werkomgeving heb je toegang tot ”Hulp bij datalekken”. Organisaties die ten onrechte niet melden, lopen risico op een sanctie of extra controles door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).  

AVG-programma meest gebruikte programma in NL  
AVG-programma is ook in 2020 het meest gebruikte programma in Nederland om aan de privacywetgeving AVG te voldoen. Bijna alle gebruikers van vorig jaar hebben hun abonnement verlengd. 

Zij kunnen daardoor gebruik blijven maken van alle juridische documenten, voorbeelddocumenten en opleidingsvideo’s voor medewerkers. Voor abonneehouders is een juridische helpdesk beschikbaar voor vragen over toepassing van de wet en een supportafdeling voor antwoorden op vragen 

Coaches helpen bij privacyverklaring en verwerkersovereenkomst
AVG-coaches kunnen je met raad en daad terzijde staan als je hulp wilt hebben bij het opstellen van een privacyverklaring of een verwerkingsovereenkomst. Zij kunnen ook helpen bij het doorlopen en invullen van het AVG-programma. Dat kan binnen één dagdeel.    

De AVG-coaches zijn zelfstandigen die eerder de meer dan 100 invulsessies van de Stichting AVG voor Verenigingen hebben geleid. In de afgelopen twee jaar hebben ze heel veel bedrijven, beroepsbeoefenaren, verenigingen en andere organisaties geholpen om de AVG-verplichtingen op orde te krijgen. Ze kunnen dus bogen op een zeer ruime ervaring. Het stappenplan van het AVG-programma is de basis van de ondersteuning. Voor meer informatie: https://www.avgcoaches.nl (https://www.avgcoaches.nl)

Bron: AVG voor verenigingen (https://mailchi.mp/ec883f808b3b/bijna-60-procent-meer-klachten-over-privacy-schending-497979?e=76237dbab6)