Zorg dat de aandacht niet verslapt

1 Jaar AVG: privacy serieus thema
Sinds de invoering van de AVG op 25 mei 2018 is verantwoord omgaan met persoonsgegevens een maatschappelijk thema geworden. Van alle bedrijven, verenigingen en beroepsbeoefenaren wordt verwacht dat ze hun zaken goed geregeld hebben. 

Burgers hebben het recht te weten welke informatie is opgeslagen. Organisaties hebben de plicht daar antwoord op te geven. Schenden van privacyregels en datalekken leiden tot negatieve publiciteit, vergen veel energie en kunnen hoge boetes tot gevolg hebben. Het advies is dan ook: voorkom problemen die onnodig veel tijd en moeite kosten. 

Na de invoering van de privacywet heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) de eerste maanden door de vingers gekeken als het privacybeleid nog niet op orde was. Die tijd is inmiddels voorbij. AP heeft laten weten dat er inmiddels strenger wordt gecontroleerd.  

Zorg dat de aandacht niet verslapt 
Door de AVG zijn veel organisaties zich gaan bezighouden met privacy. Rond de invoering van de wet was er veel aandacht voor. Net als bij brandpreventie of de arbowet is het echter geen eenmalige kwestie.

Belangrijk is er blijvend aandacht aan te besteden: het moet een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het dagelijks werk. Maar wel zodanig dat er niet veel energie in gaat zitten. Richt je organisatie goed in en zorg dat je het bijhoudt, adviseren deskundigen. Het gebruik van het online AVG-programma is daar zeer behulpzaam bij. Dan loop je ook geen risico.   

Belangrijk: AVG-verklaring moet recent zijn
Met een AVG-verklaring kun je laten zien welke maatregelen er zijn genomen binnen het bedrijf, de vereniging of organisatie om de persoonsgegevens te beschermen. 

Zo’n verklaring is van belang bij een controle door de Autoriteit Persoonsgegevens. Het is wel zaak dat die verklaring recent is en de huidige stand van zaken weergeeft. 

Om het gemakkelijk te maken is zo’n AVG-verklaring onderdeel van het online AVG-programma. Er is automatisch elk kwartaal een nieuwe beschikbaar. Daarover ontvangen gebruikers een e-mail. Is er binnen de organisatie niets veranderd? Draai deze dan direct uit. Is er wel wat veranderd (bijvoorbeeld nieuwe medewerkers of relaties)? Pas dan het AVG-programma aan en vraag direct gratis een nieuwe verklaring aan.   

Verleng op tijd
Meer dan 40.000 beroepsbeoefenaren, mkb-bedrijven en verenigingen gebruiken het AVG-programma om te voldoen aan de privacywet. Het heeft zich inmiddels bewezen als de eenvoudigste en ook nog eens de goedkoopste oplossing. 

Om het programma blijvend te kunnen gebruiken en aan de wet te blijven voldoen, is het zaak het abonnement tijdig te verlengen. Wacht niet en voorkom dat het door de zomerperiode ‘wordt vergeten’. Als de huidige abonnementsperiode afloopt en de verlenging is niet geregeld, dan worden alle ingevoerde en opgeslagen gegevens vernietigd. Voorkom dat risico. Verlengen is simpel: log in op het programma (https://www.avg-programma.nl/avg/pub/Login.php) en volg daar de instructies. 

Invulworkshops voor nog meer gemak
Het AVG-programma is voor iedereen met een pc of tablet in te vullen. Wie het zichzelf nog gemakkelijker wil maken, volgt een invulworkshop. Onder leiding van AVG-specialisten ben je er in drie uur mee klaar. 

Zo voldoe je snel en gemakkelijk aan de AVG-verplichtingen. Wegens gebleken succes worden deze sessies komende tijd herhaald. Ze zijn ook handig voor iedereen die, om wat voor reden ook, is blijven steken bij het invullen. Zorg dat deze opgave nog voor de zomer van de ‘to do’-lijst af gaat. Er zijn invulsessies op woensdagochtend 19 juni en donderdagmiddag 27 juni a.s. Voor meer info: kijk op www.avgverenigingen.nl (http://www.avgverenigingen.nl) en klik rechtsboven op ‘Ondersteuning’.  

Aanbod van uw vereniging?
Vorig jaar hebben veel branche- en beroepsverenigingen hun leden een voucher of code aangeboden om het online AVG-programma een jaar lang gratis of met korting te kunnen gebruiken. 

Deze regelingen lopen in deze periode af. Gebruikers ontvangen vanuit hun vereniging of de Stichting AVG een voorstel voor verlenging. Door gemaakte afspraken kan het programma tegen een gereduceerd tarief blijvend worden gebruikt. Vrijwel altijd betekent dat het laagste tarief van Nederland. Goed nieuws voor de gebruikers. Houd de mailbox in de gaten voor het aanbod. 

Bron: AVG voor verenigingen